Virtual Focus Group Discussion: metodologie partecipative ai tempi del Coronavirus

Ricreare a distanza l’atmosfera giusta per favorire una discussione dinamica e la partecipazione attiva di tutti si è rivelata una sfida complessa e interessante, le Virtual Focus Group Discussion sono infatti uno strumento innovativo dalle numerose potenzialità.

Le misure restrittive imposte dall’emergenza COVID-19, esplosa mentre l’Unità di Monitoraggio&Valutazione e Valutazione di Impatto era impegnata nella raccolta dati per alcuni progetti in Italia e all’estero, hanno reso necessario ri-considerare strategie valutative per rispondere alle mutate esigenze di campo. Decisi a non rinunciare all’approccio partecipativo – che valorizza molte delle nostre strategie valutative – abbiamo sperimentato lo strumento del Virtual Focus Group Discussion (VFGD), ovvero i focus group online condotti tramite piattaforme di video conferenza.

Dopo alcuni tentativi con diversi software, si è scelto di utilizzare la piattaforma ZOOM, che possiede tre caratteristiche importanti: ampia diffusione, intuitività dell’interfaccia, funzioni aggiuntive che facilitano il coinvolgimento e l’interattività. Esistono però moltissime alternative, che possono adattarsi meglio ad altre metodologie.

Ma un buon software non è sufficiente! L’esperienza ci ha insegnato che vi sono alcuni aspetti, metodologici e logistici, da tenere assolutamente in considerazione per assicurare il successo del VFGD. A partire, in particolare, dalla fase preparatoria.

Condividiamo le nostre lezioni apprese, sperando che possano facilitare nella conduzione di focus group discussion virtuali.

1. Fase preparatoria

La fase di preparazione del Virtual Focus Group Discussion è fondamentale per la sua buona riuscita, perché permette di:

• • decidere il metodo di selezione dei partecipanti,

• • definire gli obiettivi del VFGD,

• • pianificare le diverse fasi della videoconferenza,

• • predisporre gli strumenti di facilitazione e animazione del dialogo, e prevenire i piccoli problemi tecnici che potrebbero ostacolarne lo svolgimento.

Meglio limitare il numero di partecipanti, invitando al massimo 8 persone, al fine di lasciare a tutti il tempo necessario per esprimersi ed evitare tempi di attesa troppo lunghi per poter intervenire.

Va infatti considerato che il tempo d’attenzione è molto più limitato online, perché i partecipanti possono essere distratti da quello che sta succedendo attorno a loro, su cui il moderatore non ha nessun controllo. Per questo, la durata di un VFGD dovrebbe essere limitata a 90 minuti.

Al momento di scegliere la piattaforma di videoconferenza da utilizzare, è importante assicurarsi che questa permetta di visualizzare tutti i volti dei partecipanti, in modo da poter mantenere un contatto visivo costante e non perdere del tutto le informazioni rivelate dal linguaggio del corpo. Inoltre, la piattaforma deve prevedere la possibilità di condividere lo schermo del moderatore, in modo da consentire l’utilizzo di presentazioni o di altri supporti visivi utili alla facilitazione.

Per noi è stato fondamentale condividere slide di presentazione durante tutta la durata del focus group, che hanno avuto la funzione di “canovaccio”. In ogni momento, le informazioni riportate sulla presentazione chiarivano ai partecipanti il tema di discussione e ricordavano il filo logico seguito, aiutando a mantenere la concentrazione e ad evitare digressioni eccessive.

Inoltre, la presentazione può essere sfruttata anche come lavagna dove registrare commenti in tempo reale o completare schemi e tabelle, ma anche come bacheca dove attaccare i contributi di tutti in forma di post-it.

2. Invitare i partecipanti

L’invito a un virtual focus group rischia di essere preso meno seriamente rispetto ad un appuntamento di persona, e vi è quindi un rischio maggiore che i partecipanti decidano all’ultimo minuto di non presentarsi. Inoltre, problemi tecnici o impegni inattesi dei partecipanti (a casa o in ufficio) possono portare anche all’abbandono improvviso della chiamata prima della sua conclusione.

Pertanto, è necessario da un lato prevenire i problemi tecnici legati all’utilizzo di piattaforme online, dall’altro trovare qualche stratagemma per far sentire i partecipanti più “responsabili”.

Per questo, nei giorni precedenti al VFGD è consigliabile:

• • Contattare individualmente tutti i partecipanti (prediligere il telefono), in modo da creare una relazione diretta con ciascuno, effettuare prove tecniche del funzionamento della piattaforma, capire il grado di conoscenza dello strumento focus group, e “responsabilizzare” alla partecipazione;

• • Inviare una mail di sintesi di quanto detto al telefono a tutti i partecipanti, insieme al link al meeting, se serve aggiungendo istruzioni ulteriori (es. avere a disposizione foglio e penna).

• • Se necessario, il giorno prima del VFGD può essere utile inviare un messaggio o mail di promemoria.

Il giorno del Virtual Focus Group Discussion, inoltre, si consiglia di:

• • Essere presenti nella “stanza virtuale” circa mezz’ora prima dell’inizio ufficiale dell’evento, in modo da permettere ai partecipanti di fare qualche prova di collegamento e risolvere in anticipo eventuali problemi tecnici. In tal modo eviterete di perdere tempo utile durante l’evento, magari rischiando di perdere l’attenzione e l’entusiasmo dei partecipanti.

• • Assicurarsi di predisporre la visualizzazione dello schermo in modo che tutti possano vedere in contemporanea sia le slide della presentazione (o altro strumento visivo) sia i volti di tutti i partecipanti. Su Zoom, per esempio, questa opzione si chiama “grid view”.

3. Moderare il Virtual Focus Group Discussion

La gestione di un processo partecipativo online può essere piuttosto complessa, in particolare perché vi è un rischio maggiore di perdere l’attenzione dei partecipanti. Per questa ragione il nostro consiglio è di prevedere sempre la presenza di almeno due facilitatori:

• • • un moderatore, che interagisce in modo più attivo con i partecipanti, guida la discussione, pone eventuali domande di approfondimento, modera le risposte, ecc.

  • • un assistente, che prende appunti, riporta i contributi dei partecipanti sul supporto visivo utilizzato (nel nostro caso, si è trattato di post-it virtuali, testo, schemi e matrici inseriti progressivamente nelle slide di presentazione di supporto), gestisce le informazioni condivise sulla chat (invia spunti, tiene il filo dei temi trattati, copia-incolla i feedback dei partecipanti), ecc.

Inoltre, crediamo che alcuni accorgimenti all’inizio della discussione possano favorire l’atmosfera di confronto che deve caratterizzare ogni focus group. Il rischio, infatti, è che il setting virtuale induca i partecipanti a comportarsi come se stessero partecipando a un’intervista di gruppo, considerando erroneamente il moderatore come principale interlocutore.

Per esempio, noi abbiamo trovato utile:

• • • Chiarire che il focus group è una metodologia che prevede l’interazione e il confronto tra i partecipanti stessi, e che il moderatore si occuperà semplicemente di facilitare il dialogo e mantenerlo sui temi di interesse.

  • • Definire qualche semplice regola che permetta un dialogo ordinato e rispettoso;

  • • Proporre una piccola interazione “di prova” all’inizio del focus group, magari al momento delle presentazioni, per rompere il ghiaccio e mettere a proprio agio i partecipanti.

Infine, non dimenticare di chiedere il permesso di registrare la call (audio e video) e eventualmente di utilizzare foto/screenshot del VFGD per esigenze di comunicazione. Anche se molte piattaforme di videoconferenza lo permettono, se possibile il moderatore dovrebbe evitare di silenziare in maniera centralizzata tutti i partecipanti. Per quanto comodo, soprattutto quando i rumori di sottofondo si fanno fastidiosi, è un gesto che rischia di rovinare un po’ il clima di condivisione. Idealmente, all’inizio della discussione spiegate ai partecipanti quando e perché è apprezzato mantenere il microfono spento quando non si vuole intervenire.

E ora?

Non resta che provare!